Polityka prywatności
NaxOrb

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Nextblock Kamil Kurek, NIP: 5242604721, adres: Dziatwy 16/5, 03-109 Warszawa.

W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pisemnie na adres administratora albo przez aktualnie dostępne formularze kontaktowe i widget NaxOrb w serwisie.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu. Możemy przetwarzać w szczególności:

• dane podane w wiadomości głosowej lub tekstowej, w tym opis sprawy, potrzeby, budżet, termin, imię lub dane firmy, jeżeli użytkownik je poda;
• adres e-mail lub inne dane kontaktowe podane w celu otrzymania odpowiedzi;
• nagranie audio, transkrypcję i analizę wiadomości, jeżeli użytkownik skorzysta z funkcji głosowej;
• dane techniczne, takie jak adres IP, czas zgłoszenia, informacje o przeglądarce, logi bezpieczeństwa i dane potrzebne do ochrony przed spamem;
• dane związane z korespondencją, ustaleniami handlowymi, zawarciem lub wykonaniem umowy.

3. Cele i podstawy prawne

Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

• obsługa zapytania i udzielenie odpowiedzi — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z osobą zainteresowaną usługą;
• kontakt po pozostawieniu danych — zgoda użytkownika lub prawnie uzasadniony interes, zależnie od kontekstu zapytania;
• przygotowanie oferty, negocjacje i realizacja umowy — działania przed zawarciem umowy albo wykonanie umowy;
• bezpieczeństwo, antyspam, diagnostyka i ochrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora;
• obowiązki księgowe i podatkowe — obowiązek prawny, jeżeli dojdzie do rozliczeń.

4. Nagrania głosowe i analiza AI

Nagranie powstaje tylko wtedy, gdy użytkownik aktywnie uruchomi nagrywanie i udzieli zgody przeglądarce na dostęp do mikrofonu. Użytkownik może zamiast tego skorzystać z wiadomości tekstowej.

NaxOrb może przekształcać nagranie w transkrypcję oraz analizować treść, aby uporządkować lead, wykryć kategorię, pilność, intencję, budżet lub podsumowanie. Jeżeli w konfiguracji włączony jest zewnętrzny dostawca AI, dane mogą być przekazywane temu dostawcy w zakresie koniecznym do wykonania transkrypcji lub analizy.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane podmiotom wspierającym działanie serwisu i obsługę zapytań, takim jak hosting, poczta e-mail, dostawcy infrastruktury IT, narzędzia antyspamowe, narzędzia analityczne, dostawcy AI, księgowość, kancelarie lub podmioty obsługujące zgłoszenia techniczne.

Jeżeli korzystanie z konkretnego dostawcy oznacza przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, administrator stosuje odpowiednie mechanizmy wymagane przez prawo, np. standardowe klauzule umowne lub inne dostępne zabezpieczenia.

6. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi zapytania, prowadzenia rozmów handlowych, wykonania umowy, wypełnienia obowiązków prawnych lub zabezpieczenia roszczeń.

Nagrania audio i rekordy leadów mogą mieć osobno ustawiane okresy retencji w panelu NaxOrb. Jeżeli retencja nie została skonfigurowana, dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z przepisów lub uzasadnionego interesu.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dana osoba uważa, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być potrzebne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty lub wykonania umowy. Brak adresu e-mail lub danych kontaktowych może uniemożliwić odpowiedź na wiadomość.

10. Aktualizacje polityki

Polityka może być zmieniana, gdy zmieni się sposób działania serwisu, zakres przetwarzania danych, dostawcy technologiczni lub przepisy prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej podstronie.